Regulamin organizacyjny

Regulamin organizacyjny Gminnej Biblioteki Publicznej w Bielinach

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

Biblioteka działa na podstawie obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności:

1. Statutu GBP w Bielinach.
2. Ustawy z dnia 27 czerwca 1997 roku o bibliotekach (Dz.U. z 2019 r. poz. 1479 tj.).
3. Ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. z 2020 r. poz. 194 tj.).

§ 2

1. Regulamin Organizacyjny GBP w Bielinach, zwany dalej Regulaminem określa organizację wewnętrzną oraz funkcjonowanie Biblioteki, a w szczególności:
   • strukturę organizacyjną GBP;
   • kompetencje i podstawowe obowiązki służbowe pracowników na stanowiskach kierowniczych;
   • zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych.
2. Funkcjonowanie Biblioteki oparte jest na zasadach jednoosobowego zarządzania, podporządkowania służbowego, wyraźnego podziału kompetencji i funkcji służbowych oraz całkowitej indywidualnej odpowiedzialności za realizację wszystkich powierzonych prac i zadań.

§ 3

GBP jest samorządową instytucją kultury, posiadająca osobowość prawną.

§ 4

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1. Bibliotece, GBP – oznacza Gminną Bibliotekę Publiczną w Bielinach.
2. Komórce organizacyjnej – oznacza to każde samodzielne, wyodrębnione w strukturze Biblioteki ogniwo organizacyjne np. samodzielne stanowisko.
3. Dyrektorze – oznacza to Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Bielinach.
4. Samodzielnym stanowisku – oznacza to jednoosobowe stanowisko pracy wyodrębnione w strukturze organizacyjnej Biblioteki, bezpośrednio podporządkowane Dyrektorowi.

§ 5

GBP jest Pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa pracy.

§ 6

Wszyscy pracownicy GBP zobowiązani są do kierowania się w pracy dobrem Biblioteki, interesem jej czytelników i użytkowników, przestrzegania zasad etyki zawodowej i zachowania tajemnicy służbowej.

ORGANIZACJA  BIBLIOTEKI

§ 7

1. Biblioteka prowadzi swoja działalność w obsadzie 2 i ¼ etatu.
2. W skład struktury organizacyjnej GBP wchodzą następujące komórki organizacyjne:
   1. Dyrektor  (1 etat)
   2. Główny Księgowy – odpowiedzialny za prowadzenie spraw finansowych i spraw kadrowo- płacowych (1/4 etatu)
   3. Pomoc administracyjna   (1 etat)

ZARZĄDZANIE BIBLIOTEKĄ

§ 8

1. Dyrektor kieruje Biblioteką.
2. Dyrektora powołuje i odwołuje Wójt Gminy Bieliny.

§ 9

1. W przypadku nieobecności Dyrektora zastępuje go wyznaczony pracownik, stosownie do udzielonego pełnomocnictwa.
2. Osoby zastępujące Dyrektora ponoszą za swoje działania pełną odpowiedzialność.

§ 10

1. Wszystkie komórki organizacyjne Biblioteki są organizacyjnie podporządkowane Dyrektorowi.
2. W zakresie organizacji struktury Biblioteki Dyrektor w szczególności:
   • dokonuje zmian organizacyjnych w strukturze Biblioteki, zgodnie z zasadami i w trybie określonym w Statucie i niniejszym Regulaminie;
   • ustala lokalizację, wielkość obsady osobowej i rodzaje stanowisk w komórkach organizacyjnych;
   • powołuje zespoły do realizacji określonych prac. Zakres i tryb działania zespołu określa odrębne zarządzenie. Ze względu na stan zatrudnienia w Bibliotece, Dyrektor może zwrócić się do Wójta o oddelegowanie do pracy w zespole osób zatrudnionych w Urzędzie Gminy Bieliny.

§ 11

1. Dyrektor GBP, w ramach przypisanych kompetencji, w szczególności:
   • zarządza Biblioteką i organizuje jej działalność, zapewniając sprawne funkcjonowanie i wykonanie budżetu;
   • reprezentuje GBP na zewnątrz;planuje, organizuje, koordynuje działalność Biblioteki;
   • wydaje dyspozycje dotyczące realizacji zadań;
   • tworzy odpowiedni system organizacji pracy oraz przepływu informacji ułatwiających sprawne działanie Biblioteki i podejmowanie optymalnych decyzji;
   • kieruje polityką kadrową Biblioteki;
   • organizuje skuteczny system kontroli wewnętrznej;sprawuje nadzór nad prawidłowym stosowaniem ustawy o zamówieniach publicznych wraz z przepisami wykonawczymi;
   • podejmuje działania w celu wyegzekwowania realizacji zaleceń pokontrolnych dotyczących funkcjonowania Biblioteki;
   • zapewnia bezpieczne warunki pracy oraz właściwe zabezpieczenie ppoż i ochrony mienia;
   • wykonuje obowiązki szefa obrony cywilnej na terenie Biblioteki;
   • zapewnia ochronę tajemnicy państwowej i służbowej;
   • realizuje przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej;
   • przyjmuje skargi i wnioski z zakresu działania GBP oraz nadzoruje ich załatwienie;ustala założenia do planów w sposób zapewniający optymalne wykorzystanie środków na realizację statutowych zadań Biblioteki.
2. Ponadto Dyrektor realizuje inne zadania związane z działalnością Biblioteki, w szczególności:
   • gromadzi i opracowuje zbiory;
   • prowadzi ewidencję zbiorów oraz dokumentacji wpływów i ubytków;
   • prowadzi ewidencję czytelników i usług biblioteczno-informacyjnych;
   • organizuje i prowadzi pracę kulturalną i edukacyjną z dziećmi, młodzieżą i osobami dorosłymi;
   • prowadzi lekcje biblioteczne;
   • egzekwuje od czytelników należności za zniszczone książki, zagubione lub przetrzymywane;
   • współpracuje z innymi instytucjami i organizacjami zajmującymi się animacją kulturalną;

§ 12

Dyrektor jest przełożonym wszystkich pracowników Biblioteki.

TRYB ZAŁATWIANIA SPRAW

§ 13

Wszelkie sprawy załatwiane są drogą służbową, tzn. poprzez bezpośredniego przełożonego.

§ 14

1. Do podpisu Dyrektora zastrzeżone są:
   • pisma i wystąpienia kierowane do organów administracji publicznej, instytucji, organizacji społecznych i politycznych oraz innych podmiotów;
   • wewnętrzne akty prawne;
   • umowy oraz inne dokumenty zawierające oświadczenia woli w imieniu Biblioteki;
   • umowy oraz inne dokumenty, które mogą spowodować powstanie zobowiązań finansowych, które kontrasygnuje Główny Księgowy;
   • pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w imieniu GBP;
   • decyzje w sprawach indywidualnych, z zakresu administracji i zarządzania Biblioteką;
   • materiały opracowane dla Rady Gminy i jej komisji;
   • pisma do Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej w Kielcach sprawującej opiekę merytoryczną;
   • inne pisma o szczególnym znaczeniu, w tym:
     1. przyjmowania, zwalniania, awansowania, nagradzania i karania pracowników;
     2. wnioski o nadanie odznaczeń i wyróżnień;
     3. wnioski o urlopy macierzyńskie, wychowawcze i bezpłatne;
     4. świadectwa i opinie pracownicze.
   • inne pisma indywidualnie.
2. Zasady obiegu dokumentacji w GBP oraz wzory stosowanych pieczątek określa Instrukcja Kancelaryjna, a w sprawach stanowiących tajemnicę służbową i skarbową, a także w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych  – odrębne przepisy.

ORGANIZACJA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ-ZARZĄDCZEJ

§ 15

W Bibliotece obowiązuje kontrola zarządcza, stanowiąca ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

ZASADY FUNKCJONOWANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH BIBLIOTEKI

§ 16

Wszyscy pracownicy Biblioteki obowiązani są przede wszystkim:

1. wykazywać się kompetencjami zawodowymi zgodnymi  z przydzielonymi im zadaniami, przejawiać inicjatywę w zakresie realizacji zadań określonych w zakresach czynności oraz wnikliwie, szybko i profesjonalnie wykonywać przydzielone prace;
2. wykonywać polecenia służbowe przełożonych;
3. znać przepisy i normy dotyczące wykonywanych prac i ich przestrzegać;
4. pogłębiać wiedzę niezbędną do wykonywania prac, podnosić kwalifikacje zawodowe, jakość wykonywanej pracy, a także usprawniać sposób jej wykonania;
5. przestrzegać ustalonych zasad organizacji pracy i trybu postępowania;
6. przestrzegać porządku i dyscypliny pracy oraz przepisów bhp i ppoż.;
7. dbać o mienie Biblioteki;
8. współdziałać między sobą i udzielać pomocy w wykonywaniu zadań.

§ 17

1. Pracownik ponosi odpowiedzialność wobec bezpośredniego przełożonego za wypełnianie obowiązków wynikających z zakresu czynności, a przede wszystkim za:
   • terminowość i jakość wykonywanej pracy na powierzonym stanowisku;
   • powierzone mu wartości majątkowe Biblioteki;
   • rzetelne, prawidłowe i zgodne z rzeczywistością opracowywanie dokumentacji związanej z jego stanowiskiem pracy;
   • przestrzeganie regulaminu pracy i innych przepisów regulujących obowiązki i uprawnienia pracownicze.
2. Pracownik jest uprawniony między innymi do:
   • otrzymania od przełożonego indywidualnego zakresu czynności i odpowiedzialności na zajmowanym stanowisku;
   • otrzymania od przełożonego instruktażu i wyjaśnień dotyczących sposobu załatwiania wniosków usprawniających czynności zadań dodatkowych;
   • składania wniosków usprawniających pracę;
   • otrzymania przydziału środków niezbędnych do wykonywania zadań.
3. Szczegółowe zadania pracowników określają ich zakresy czynności.

§ 18

Samodzielne stanowiska pracy w Bibliotece oznaczają jednoosobowe stanowiska pracy działające zgodnie z zakresem zadań, uprawnień, przepisów szczegółowych i obowiązków służbowych.

ZADANIA  I  KOMPETENCJE KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH

§ 19

1. Główny Księgowy/stanowisko ds. kadrowo- płacowych
   • planowe i celowe realizowanie budżetu instytucji, zgodnie z obowiązującymi przepisami;
   • ustalenie stanu i wyniku finansowego;
   • sporządzanie rocznych planów finansowych, analiz, sprawozdań statystycznych i bilansowych;
   • dokonywanie wstępnej kontroli:
     1. zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;
     2. kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.
   • prowadzenie rachunku oraz wykonywanie innych obowiązków zgodnie z przepisami o głównych księgowych;
   • bieżące aktualizowanie zmian w prawie w zakresie wykonywanych obowiązków i czynności;
   • występowanie jako pełnomocnik Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Bielinach przy dysponowaniu rachunkami bankowymi i wydawania innych dyspozycji o charakterze finansowo-księgowym wynikających z przepisów szczególnych;
   • prowadzenie spraw związanych z gospodarką materiałową Biblioteki;
   • obsługa kadrowo- płacowa, w tym sporządzanie list płac oraz prowadzenie dokumentacji dotyczącej zatrudnienia;
   • prowadzenie ewidencji wyjazdów służbowych;
   • prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania.
2. Pomoc administracyjna
   • wykonywanie różnych, drobnych prac administracyjno – biurowych;
   • sporządzanie dokumentacji;
   • obsługa programów komputerowych koniecznych do wykonywania obowiązków, takich jak edytory tekstu, arkusze kalkulacyjne i bazy danych;
   • obsługiwanie urządzeń biurowych, takich jak komputer, drukarka czy kserokopiarka;
   • obsługa poczty tradycyjnej i elektronicznej, prace pomocnicze w zakresie spraw związanych z wysyłką, segregacją i rejestracją korespondencji;
   • czuwanie nad terminowym realizowaniem poleceń i załatwianiem korespondencji;
   • wykonywanie innych, wynikających z zakresu obowiązków służbowych, czynności zleconych przez dyrektora biblioteki oraz stała współpraca z pozostałymi pracownikami biblioteki;
   • opracowywanie techniczne zbiorów;
   • zabezpieczanie i ochrona zbiorów;
   • uczestniczenie w selekcji zbiorów bibliotecznych;
   • rejestrowanie podstawowych transakcji bibliotecznych: wypożyczenie/zwrot;
   • segregowanie materiałów bibliotecznych i włączanie ich w obieg;
   • pomaganie użytkownikom biblioteki w uzyskaniu dostępu do podstawowych materiałów bibliotecznych.

POSTANOWIENIA  KOŃCOWE

§ 20

Zmiany w Regulaminie  są dokonywane w trybie określonym dla jego nadania.

§ 21

W sprawach nie objętych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy ustawy o bibliotekach, ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, Statutu Biblioteki, Regulaminu Pracy i inne szczegółowe uregulowania prawne.